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GEORG Modul Controlling I / II
Controlling I
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Um dem Wunsch nach mehr Transparenz und Kontrolle über Aufträge und Kosten im Büro gerecht zu werden, haben wir eine zweistufige Controlling Komponente zu GEORG entwickelt, die diese Forderung ohne administrativen Mehraufwand erfüllt.
Die Forderung war, ein Modul zu schaffen, was dem Anwender jederzeit Auskunft darüber gibt, ob die Zeitvorgaben für selbst definierbare Arbeitsphasen, wie z.B.
- die Auftragserteilung
- die Messungsvorbereitung und Unterlagenbeschaffung
- der Außendienst
- der Innendienstes
- die Abschlussphase samt Rechnungserstellung und Zahlungseingang
eingehalten oder überschritten werden (Controlling I). Weiterhin sollte überwacht werden, ob die vorgegebenen auftragsbezogenen Kosten (Auftragsarbeit) sowie die interne prozentuale Verteilung auf organisatorische, außen- und innendienstliche Arbeiten den Vorgaben entsprechen und nicht etwa aus dem Ruder laufen (Controlling II).
Es sollte eine direkte und leicht interpretierbare Anzeige zu jedem Auftrag geschaffen werden sowie ein sicher funktionierendes Alarmsystem.
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Die Lösung kann nun als Modul GEORG-Controlling I und II präsentiert werden.
Es handelt sich um ein zweistufiges Zusatzmodul zu GEORG, in dem zunächst die einzelnen Auftragsphasen auftragsartenspezifisch als sog. Indikatoren vorgegeben werden können. Jeder Phase, z.B. der Messungsvorbereitung, wird eine Zeitspanne zugeteilt (z.B. 2 Wochen), in der sie abgeschlossen sein soll. Dies geschieht einmalig für jede Auftragsart und kann auf Wunsch für den einzelnen Auftrag, z.B. bei Großaufträgen, individuell angepaßt werden.
Im unteren Bereich der Hauptmaske befindet sich eine klar erkenn- und interpretierbare Diodenkette, die beim Aufschlagen des Auftrags sofort Auskunft über den Stand und die Einhaltung der vorgegebenen Zeiten gibt.
Gleichermaßen interessant ist das Modul Controlling I für den Ämtereinsatz, um z.B. die Unterlagenerstellung oder die Übernahme von Vermessungsschriften nach einen vorgegebenen Zeitschema genau zu verfolgen und präzise organisieren zu können.
Controlling II
Die Controlling II Komponente überwacht dagegen die Kostenseite ihres Auftrages. Hier sind bei der Auftragsanlage folgende Auftragswerte festzulegen:
- der Auftragswert als der vereinbarte oder zu erwartende (Netto) Rechnungsbetrag
- die Auftragsarbeit als die Summe der geschätzten Bürokosten (definiert über einen Kostensatz/Std. für jeden Mitarbeiter in TIM)
Die über TIM zu erfassenden Arbeitsstunden können nun jederzeit über Controlling II abgerufen und ausgewertet werden.
Diese werden der eingegebenen Auftragsarbeit (geschätzte Bürokosten) gegenübergestellt und über den Prozentverteilungsschlüssel auf die Abschnitte Organisation, Innen- und Außendienst verteilt.
Geben Sie also einem Auftrag beispielsweise den Auftragswert 1.000,00 € und unterstellen eine Auftragsarbeit von 600,00 €, so kann wie im dargestellten Beispielauftrag jederzeit abgerufen werden, ob Ihre prädizierten Investitionen in den Auftrag (Auftragsarbeit) bisher erreicht, unter- oder überschritten wurden. Dabei wird über ihren Verteilungsschlüssel analysiert, ob das mögliche Defizit im Bereich der Außen- Innen- oder Verwaltungs- bzw. Organisationsstunden zu suchen ist.
Auch hier gibt es ein automatisches Alarmsystem, das alle Aufträge auflistet, deren Vorgabewerte überschritten wurde.
Wir freuen uns, Ihnen diese neue und überaus nützliche Komponente vorstellen zu können und sind sicher, dass Sie mit GEORG-Controlling die wirtschaftliche Abarbeitung eines Auftrags besser überwachen können und unwirtschaftliche Tendenzen früher erkennen.
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